ДЕЛОВЫЕ ЗАВТРАКИ
с "1С-Софт Райз"
1С:Документооборот 2.1
Новое в версии
Нормативно-справочная информация
Переименование корреспондентов в контрагентов
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы справочник Корреспонденты переименован в Контрагенты.
Это связано с использованием аналогичного названия в других прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие» и в других ECM и СЭД продуктах.
Особенности работы
При обновлении на «1С:Документооборот» версии 2.1 необходимо проверить и, при необходимости, переименовать вручную объекты, в которых использовалось название справочникаКорреспонденты. Это могут быть:
-
дополнительные свойства и варианты отчетов, созданные при внедрении;
-
условия маршрутизации и правила автозаполнения шаблонов файлов, написанные на встроенном языке.
Отчеты по контрагенту
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Теперь по контрагенту можно сформировать следующие отчеты:
-
Всё по контрагенту,
-
Лента контрагента.
Всё по контрагенту – отчет открывает список данных, в которых контрагент фигурирует в качестве отправителя, получателя и контрагента. Это могут быть входящие, исходящие и внутренние документы, проекты (Версия КОРП), мероприятия (Версия КОРП), письма (Версия КОРП).
Лента контрагента – отчет в хронологическом порядке показывает всю работу с контрагентом в информационной базе.
Отчеты открываются из меню Получить на панели действий карточки контрагента.
Отчеты по контрагенту
Письма по контрагенту включают в себя как переписку с самим контрагентом (почтовый адрес, указанный в карточке контрагента), так и с его контактными лицами, если они заведены.
Документы по контрагенту
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Теперь из карточки контрагента можно посмотреть все документы по контрагенту.
Для этого на панели навигации предусмотрена команда Документы.
Команда получения отчетов из карточки контрагента
Откроются списки входящих, исходящих и внутренних документов, в которых контрагент фигурирует в качестве «отправителя», «получателя» и «контрагента».
В списках работать с документами в разрезе контрагента. С помощью команд контекстного меню можно Создать, Скопировать, Изменить и найти документ.
Настройка вида и шаблона документа в одном окне
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы при создании вида документа можно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Теперь все эти настройки доступны в карточке вида документа.
Карточка вида документа
На закладке Вид документа указываются настройки вида, задается нумерация и этапы обработки документа.
На закладке Шаблон документа настраивается шаблон, заполняются реквизиты, прикрепляются файлы и вводятся другие необходимые данные: список согласующих лиц, список товаров и услуг, рабочая группа, категории.
Примечание
В новой версии программы создавать и изменять шаблоны документов могут только ответственные за НСИ.
Если для вида документа настроено несколько шаблонов, то на закладке Шаблон документа отображается список этих шаблонов, а в заголовке указывается их количество.
Команды Правила автозаполнения файлов и Шаблоны документов по умолчанию скрыты из интерфейса программы. Теперь всю работу по настройке шаблона документа и автоматического заполнения файлов предполагается вести через карточку вида документа.
Настройка автоматического заполнения шаблонов файлов
По ссылкам Не настроено или Открыть в колонке Настройка заполнения списка файлов шаблона открываются настройки автоматического заполнения приложенных файлов.
Настройка автоматического заполнения файла шаблона реквизитами
В новой версии программы настройка автоматического заполнения файлов шаблона упрощена.
Теперь при настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата doc и docx достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты, и программа автоматически создаст их в файле.
Выбор реквизитов автоматического заполнения файла
Если в сохраненной настройке убрать флаг реквизита, то программа автоматически удалит его поле из шаблона файла.
На закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результат которого будет заменено выбранное поле файла.
Настройка скриптов для автозаполнения файла
После сохранения настроек программа автоматически добавит в шаблон файла специальные поля для замены.
Особенности перехода на новую версию программы
Раньше шаблоны файлов для автоматического заполнения хранились в списке Файлы, теперь они прикреплены к шаблону документа. При переходе на «1С:Документооборот» версии 2.1 имеющиеся файлы будет автоматически перенесены в шаблоны документов, с которыми они связаны.
Если в информационной базе есть шаблоны документов, в которых не указан Вид документа, то такие шаблоны не будут отображаться в карточках видов документов. Чтобы их найти, необходимо вручную вывести в меню раздела Нормативно-справочная информация команду Шаблоны документов, открыть список и привязать все шаблоны к видам документов.
Учет товаров и услуг
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Теперь для внутренних документов можно вести учет товаров и услуг и настраивать их автоматическое заполнение в шаблонах файлов. Возможность позволит быстро составлять документы с заполненным списком товаров и услуг, например, это могут быть дополнительные соглашения, счета, сметы, спецификации и другие.
Справочник Товары и услуги доступен по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация.
Права на заполнение справочника по умолчанию есть у ответственного за НСИ. Список товаров и услуг можно группировать, указывать единицы изменения и цены.
Справочник «Товары и услуги»
Список товаров и услуг для документов одного вида
Учет товаров и услуг включается в карточке вида внутреннего документа настройкой Вести учет товаров и услуг.
Настройка учета товаров и услуг
Если настройка установлена, в шаблоне можно указать перечень товаров и услуг, которые чаще всего используются в документе данного вида.
Для этого на закладке Шаблон документа перейдите на закладку Товары и услуги и заполните список типовыми данными для шаблона. При этом они автоматически появятся в новых документах этого вида. Например, для вида документа Договор подряда на ремонт нужно указать Услуги по ремонту офиса, Стройматериалы и прочее.
Настройка учета товаров и услуг
Товары и услуги можно создать здесь же с помощью кнопки Добавить на командной панели или выбрать из уже существующей номенклатуры с помощью кнопки Подобрать. Элементы из списка Все товары, услуги можно перетаскивать, переносить двойным щелчком мыши или использовать кнопку .
Если в документе, который создан не по шаблону, указан вид с настройкой Вести учет товаров и услуг, то закладка Товары и услуги появится в документе.
Автозаполнение списка товаров и услуг
Если к шаблону документа приложен файл в формате Microsoft Word, то для него можно настроить автоматическое заполнение списка товаров и услуг.
Настройка автозаполнения файла
Для этого на закладке Файлы карточки вида документа предусмотрена колонка Настройка заполнения. Для настройки автозаполнения необходимо выполнить несколько шагов.
Шаг 1. Выбор реквизитов для заполнения. Нажмите на гиперссылку Не настроено, при этом откроется список всех реквизитов документа. Например, Дата создания, Сумма документа и другие. Для заполнения таблицы Товары в шаблоне документа предусмотрена группа Список товаров и услуг.
Установите флажки напротив реквизитов, которые вы хотите перенести в файл.
Выбор реквизитов для автозаполнения файла
Если вы отметили реквизиты группы Список товаров и услуг, то в файл будет добавлена таблица Товары. Обратите внимание на особенности ее заполнения:
-
Таблица состоит из двух строк: заголовок с соответствующим стилевым оформлением и заполняемые поля. Важно, чтобы в таблице всегда присутствовали эти строки. В противном случае автозаполнение выполняться не будет.
-
Если в файле шаблона есть заполняемая таблица, а в самом документе список Товары и услуги не заполнен, то после автозаполнения вы получите пустую таблицу.
Шаг 2. Расстановка полей в документе. Новые поля в шаблоне файла необходимо вручную расставить по тексту и настроить оформление (шрифт, размер шрифта и прочее).
Обратите внимание на важную деталь: заполненные поля нужно именно переносить, а не копировать. То есть использовать конструкцию Вырезать – Вставить. При копировании полей автозаполнение работать не будет.
Поля, автоматически добавленные в шаблон документа
Автоматическое заполнение полей в файлах документа может занять некоторое время, так как программа работает с приложением Microsoft Word. Скорость заполнения зависит от версии Microsoft Word, величины файла, его формата и характеристик вашего персонального компьютера.
Шаг 3. Проверка настройки. После сохранения настройки новые документы данного вида автоматически будут содержать этот файл с уже заполненным списком товаров и услуг. Список можно редактировать.
Изменение реквизитов карточки документа повлечет за собой их изменение в приложенных файлах.
Редактирование настройки автозаполнения, шаблона документа и добавленных новых полей ничем не ограничено.
Обмен списком товаров и услуг
В «1С:Документообороте» версии КОРП после выхода других типовых конфигураций с новым планом обмена появится возможность интеграции списка товаров со справочником Номенклатурадругих учетных систем.
При необходимости можно взять правила обмена, идущие в составе дистрибутива «1С:Документооборота» (папка Синхронизация данных) и воспользоваться ими, чтобы выгрузить номенклатуру и единицы измерения с помощью встроенной обработки Универсальный обмен данными в формате XML, не дожидаясь выходя прикладных решений, в которых это будет реализовано автоматически. Это можно сделать не только для типовых решений, но и для интеграции с любыми другими конфигурациями.
Особенности работы при ведении учета по статьям ДДС
Версии: КОРП, ДГУ.
Если по документу ведется учет по нескольким статьям ДДС, то при редактировании списка товаров общая сумма документа изменится автоматически, а сумма, распределенная по статьям ДДС, при этом может остаться прежней. Тогда при записи возникнет ошибка и нужно будетраспределить сумму по статьям ДДС вручную.
Также наоборот. Если вручную изменить сумму документа по статьям ДДС, то автоматически изменится общая сумма документа. Но итоговая сумма в таблице товаров останется прежней. Необходимо пересчитать суммы указанных товаров и услуг.
Учет НДС
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В программе появилась возможность учитывать НДС в сумме документа.
За включение учета НДС отвечает настройка Является плательщиком НДС:
-
если в программе ведется учет по одной организации, настройка расположена в Настройка и администрирование – Настройки программы – Данные предприятия;
-
если ведется учет по нескольким организациям, то настройка расположена в карточке организации.
Включение учета по НДС
Если настройка включена, то в карточке внутренних документов появятся следующие реквизиты:
-
в т.ч. НДС на закладке Реквизиты;
-
колонки %НДС и Сумма НДС на закладке Товары и услуги;
-
колонка в т.ч. НДС в списке статей денежных средств.
Суммы с НДС рассчитываются автоматически.
Учет НДС в карточке документа
Наименование документа по шаблону
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Теперь в шаблоне внутреннего, входящего и исходящего документа можно создать шаблон наименования документа. С его помощью можно автоматически формировать названия документов по заранее установленному образцу без возможности их отредактировать. Это позволит повысить качество наименования документов на предприятии и добиться их унификации.
При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.
Как настроить
Откройте карточку вида документа на закладке Шаблон документа, на закладке Реквизиты документа нажмите на кнопку выбора (или F4) в поле Наименование документа.
В открывшемся окне из списка представленных реквизитов документа составляется шаблон его наименования. Отображаются как основные, так и дополнительные реквизиты документа.
Для создания шаблона перенесите нужные поля из правой колонки в левую, разделите их любыми символами и сохраните настройки. Например: [Вид документа] с [Контрагент] № [РегистрационныйНомер] от [ДатаРегистрации]. Обратите внимание, что специальные скобки «[]», в которые заключены автозаполняемые поля, нельзя удалять.
Создание шаблона наименования документа
После сохранения настроек наименования документов данного вида будут формироваться автоматически по шаблону и будут недоступны для редактирования.
Если в момент создания документа какой-либо реквизит не задан, например не заполнен регистрационный номер или контрагент, то при формировании наименования, программа «пропустит» это поле. Но когда «пропущенный» реквизит документа будет заполнен, то он автоматически появится и в наименовании.
Учет переходящих из года в год дел
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы можно ввести учет дел, переходящих из года в год. Это могут быть личные дела, дела, включающие устав организации, регистрационно-учетные журналы, дела длительного формирования и другие.
Переходящим считается дело, которое действует более одного года.
Теперь в конце года переходящие дела не нужно закрывать. При создании новой номенклатуры дел переходящие дела связываются автоматически, что позволяет списывать документы по действующей номенклатуре дел в незакрытые переходящие дела прошлых лет.
Новые тома переходящего дела открываются со сквозной нумерацией.
В новой версии программы для быстрого заведения дел по утвержденной номенклатуре дел выбранного года в меню Еще списка Дела (тома) предусмотрена команда Создать дела по номенклатуре. Раньше создание выполнялось вручную.
Создание дела по номенклатуре
В открывшемся окне достаточно указать год, организацию, подразделение и отметить позиции утвержденной номенклатуры дел, по которым нужно создать новые дела.
Создание дела по номенклатуре прошлых лет
Если по выбранным позициям номенклатуры есть переходящие дела, то программа не даст создать такое же новое дело. В переходящих делах нужно создавать новые тома через общий список дел.
Переходящие дела можно передать в архив или на уничтожение (документами Передача дел в архив и Уничтожение дел). Расчет периода хранения томов переходящего дела ведется от даты закрытия его последнего тома. Соответственно, если переходящее дело открыто в 2011 году, а последний том дела закрыт в 2015, то период хранения всех томов этого дела будет отсчитываться от 2015 года.
Добавление изображений через буфер обмена
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Раньше картинку из буфера обмена можно было добавить только во вложение или тело исходящего HTML-письма.
Теперь это можно сделать во всех основных формах со списками файлов:
-
в карточке входящего, исходящего, внутреннего документа,
-
сообщении форума,
-
карточке мероприятия,
-
карточке вопросов выполнения задач.
Для вставки картинки в списках файлов появилась кнопка или можно по-прежнему использовать комбинацию клавиш Ctrl + Shift+V.
