ДЕЛОВЫЕ ЗАВТРАКИ
с "1С-Софт Райз"
1С:Документооборот 2.1
Новое в версии
Работа с процессами и задачами
Рабочий стол руководителя
Версии: КОРП, ДГУ.
Рабочий стол руководителя – окно, из которого можно быстро перейти в списки, необходимые в ежедневной работе руководителя: Задачи мне и Мои процессы.
Окно открывается при входе в программу и адаптировано для работы на планшете.
Окно "Рабочий стол руководителя"
Руководитель может перейти по следующим ссылкам:
-
Всего задач мне – открывает список всех задач, направленных руководителю. Общее число этих задач отображается в названии ссылки.
-
На рассмотрение, на согласование, на утверждение — открывают списки задач, направленных руководителю, отобранных по типу процесса. Соответственно, это задачи «Рассмотреть», «Согласовать» и «Утвердить».
-
Мои процессы — открывает список процессов, автором которых является руководитель.
-
Просроченные — показывает только просроченные процессы, автором которых является руководитель. Это первое, с чего нужно начинать работу. Поинтересоваться о причинах нарушения сроков.
Чтобы поставить задачу руководителю достаточно нажать на панели действий кнопку Поставить задачу, написать что сделать, кому и при необходимости установить срок исполнения.
Карточка новой задачи
Как настроить
По умолчанию рабочий стол руководителя не отображается.
Для настройки необходимо перейти в Главное меню, открыть Вид – Настройки начальной страницы, выбрать пункт Рабочий стол руководителя и сохранить настройки.
Настройка рабочего стола руководителя
После завершения настройки окно будет отображаться при входе в программу.
Повышение удобства работы с задачами
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Для повышения удобства работы с задачами в новую версию программы внесены следующие интерфейсные изменения:
Теперь если единственным основным предметом задачи является входящий, исходящий или внутренний документ, то в области просмотра списков и карточек задач отображается ключевая информация об этом документе. Например, сумма и срок действия договора.
Область просмотра списка «Задачи мне»
В область просмотра окна Мои процессы добавлены следующие реквизиты:
-
описание задачи,
-
ключевые поля документа-предмета задачи,
-
список предметов процесса,
-
статус выполнения задач процесса.
Область просмотра списка «Мои задачи»
В области просмотра списка Мои процессы клик по исполнителю задачи теперь откроет меню, из которого можно:
-
написать письмо,
-
задать вопрос исполнителю задачи,
-
открыть карточку задачи,
-
открыть карточку пользователя.
Область просмотра списка «Мои задачи»
Эскалация задач
Версии: КОРП, ДГУ.
В новой версии программы можно автоматически выполнить или перенаправить задачи при наступлении определенного условия – эскалация задач.
За включение/отключение эскалации задач отвечает настройка Использовать эскалацию задач (Настройка программы – Процессы и задачи).
Включение эскалации задач
Если настройка установлена, то ответственным за НСИ и пользователям с правами на управление бизнес-процессами станет доступна настройка правил эскалации задач.
Как настроить
Список всех настроенных правил можно открыть по команде Правила эскалации задач в меню раздела Управление процессами.
Настраивать правила эскалации задач удобно по гиперссылке в карточке шаблона процесса.
Команда настройки правил эскалации задач
По ссылке открывается список правил эскалации задач. На панели действий списка можно изменить приоритет правил и открыть отчеты. Для добавления нового правила предусмотрена кнопка Создать.
Для настройки правила эскалации задач в открывшейся карточке необходимо выполнить несколько шагов.
Шаг 1. Выбор действия
На закладке Правило эскалации укажите наименование правила, ответственного сотрудника и выберите действие в поле Что делать.
Для правил эскалации задач доступны два основных действия: Выполнять автоматически и Перенаправлять.
Выбор действия для правила эскалации задач
Выполнять автоматически. Для автоматического выполнения можно сразу указать положительный или отрицательный результат.
Отрицательный результат доступен только:
-
для задач процесса приглашения: Пригласить и Ознакомиться с результатом приглашения;
-
задачи Согласовать;
-
задачи Утвердить.
Перенаправлять. Перенаправить задачу можно на пользователя, роль или автоподстановку (например, непосредственному руководителю исполнителя).
Шаг 2. Выбор условия
Выбранное на предыдущем шаге действие можно применить к следующим задачам:
-
просроченным на установленный срок,
-
до завершения срока исполнения которых остался установленный срок,
-
невыполненным за установленный срок.
Например, если до исполнения задачи остался два дня, ее нужно перенаправить автору процесса.
Выбор условия для правила эскалации задач
Шаг 3. Выбор процесса
На закладке Для процесса необходимо привязать правило эскалации задач к определенному шаблону или типу процесса.
Выбор точки маршрута процесса для правила эскалации задач
В настройках можно указать только точку маршрута процесса. Например, только согласование в шаблоне внутреннего согласования договора аренды оборудования.
При выборе пункта без шаблона правило будет применяться ко всем процессам данного типа, у которых нет шаблонов.
Шаг 4. Дополнительные условия
При необходимости можно расширить настройки правила эскалации задач дополнительными условиями. Для этого в карточке правила предусмотрена одноименная закладка.
Дополнительные условия могут быть следующими:
-
Автор является – не руководителем, руководителем подразделения, руководителем организации;
-
Важность задачи – высокая, обычная, низкая;
-
Исполнитель – пользователь или роль;
-
Исполнитель входит в группу – рабочая группа;
-
Исполнитель входит в подразделение;
-
Исполнитель отсутствует и не разбирает задачи – да, нет;
-
Принята к исполнению – да, нет;
-
Проект;
-
Условие маршрутизации;
-
Произвольное условие – возможность задать произвольное условие по задаче в режиме конструктора или на встроенном языке «1С:Предприятия». Например, проверка условий по дополнительным реквизитам предметов задачи.
Как это работает
Для правил эскалации автоматически задается приоритет. Приоритет определяет порядок работы правил эскалации – если для одной задачи по условиям подходят несколько правил, то сработает правило с большим приоритетом.
Посмотреть и изменить приоритет правил можно в списке правил по шаблону и в общем списке правил эскалации задач.
Приоритет правил эскалации задач
Эскалация задач выполняется регламентным заданием Эскалация задач.
-
При выполнении автоматического перенаправления задачи добавляется комментарий Перенаправлено автоматически.
-
При автоматическом выполнении добавляется комментарий вида Согласовано автоматически, Исполнено автоматически и т. д.
Примечание
В справочник Отсутствия добавлен флаг Буду разбирать задачи, который влияет на срабатывание правил эскалации с дополнительным условием Исполнитель отсутствует и не разбирает задачи.
Сроки выполнения процессов
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы сроки в процессах задаются отдельно для исполнителей и проверяющих.
Сроки исполнения для исполнителей и проверяющих
В цикличных процессах появилась возможность задать плановое количество циклов.
Общий срок исполнения процесса теперь определяется сроками исполнения, проверки/обработки результатов и плановым количеством циклов.
Срок для контролеров (в процессах Исполнение, Поручение и Комплексном процессе) равен общему сроку исполнения процесса.
Общий срок комплексного процесса по-прежнему определяются его действиями. Срок составного процесса теперь также определяются его действиями.
Все установленные на этапе создания процесса сроки фиксируются перед его стартом. Это обеспечивает контроль сроков запущенных процессов в списках и отчетах. После старта эти сроки можно поменять в карточке процесса только вручную.
В комплексном процессе и его действиях точный срок рассчитывается и фиксируется перед стартом процесса.
Задачи ознакомления с положительным результатом теперь создаются после завершения процесса и не влияют на дату его завершения. У таких задач нет срока выполнения.
Относительный и точный сроки
В новой версии программы для всех процессов можно задать как относительный, так и точный срок (датой). При этом в процессах сохраняются оба срока, и при установке одного срока второй рассчитывается автоматически.
Точный и относительный срок
Теперь относительный и точный срок задаются в одном поле. Установка сроков в процессах стала нагляднее.
Относительный срок можно ввести с клавиатуры либо воспользоваться кнопками
Относительный срок можно указать с точностью до минут.
Точный срок также можно ввести с клавиатуры, либо воспользоваться новым окном установки срока.
Окно установки сроков процесса
При вводе срока с клавиатуры программа понимает различные комбинации. Например, если ввести 1 д 2 ч, программа распознает срок как 1 день 2 часа. Если ввести одну цифру, программа распознает ее как количество дней.
Ввод срока с клавиатуры
Возможность указать относительные и точные сроки появилась и у комплексных процессов, созданных не по шаблону.
В комплексных процессах, созданных по шаблону, и в самих шаблонах по умолчанию отображается только относительный срок исполнения. Чтобы рассчитать точный срок в карточке комплексного процесса и карточке шаблона комплексного процесса предусмотрена кнопка Рассчитать.
Расчет точных сроков комплектного процесса, созданного по шаблону
Перенос сроков
При выполнении задачи Рассмотреть перенос сроков теперь нет необходимости открывать карточку процесса – срок изменится автоматически при выполнении задачи.
При выполнении задачи переносится срок только одной задачи. Перенести срок сразу нескольких задач можно только вручную в карточке процесса.
Если перенос срока увеличивает общий срок процесса, то программа покажет список процессов, сроки которых будут перенесены вместе с текущим. Чтобы автоматически заменить сроки нажмите Продолжить, чтобы отказаться от изменения сроков – Отмена.
Перенос срока исполнения процессов
При обработке запроса на перенос срока из другого узла распределенной информационной базы, срок можно перенести только в карточке процесса.
Программа напомнит о необходимости выполнить это действие сообщением.
Перенос срока исполнения процессов
При ведении учета переноса сроков теперь учитывается перенос каждой задачи и каждого процесса.
Причину переноса сроков теперь можно посмотреть в карточке любого процесса, если у него поменялся срок исполнения. Для этого в меню Еще предусмотрена команда История переноса сроков.
Отложенные процессы и повторение
В новой версии программы изменен порядок настройки отложенного старта процессов:
-
теперь отложенный старт участвует в расчете общего срока процесса;
-
при настройке процесса настраивается только дата отложенного старта (Еще – Установить дату отложенного старта);
-
процесс направляется в очередь для отложенного старта только по кнопке Отложить старт и закрыть.
При повторении процессов теперь используются относительные сроки, зафиксированные в исходном процессе.
Проверка выполнения задач
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы при выполнении задач можно проверять, соблюдены ли определенные условия. По результатам проверки можно запретить выполнение задачи. Например, при регистрации документа проверять, что к нему приложена скан-копия оригинала. Если такого файла нет, тогда не разрешать выполнять задачу регистрации.
Проверка настраивается в карточке шаблона процесса на соответствующей закладке: Проверка согласования, Проверка исполнения, Проверка регистрации и т.д.
Список условий проверки выполнения задач
Для проверки можно задать любой набор условий, при соблюдении которых выполнение задачи становится невозможным, и сообщение пользователю. В тексте сообщения можно использовать ссылки на предмет задачи.
Например, по договору аренды есть задача «Оценить риски». При выполнении этой задачи можно настроить проверку: если дополнительный реквизит Риски не заполнен у вида документа Договор аренды оборудования, то пользователю нужно показать сообщение «Требуется указать оценку рисков по договору аренды <Имя>».
Сообщение по результатам проверки выполнения задач
Условие можно настроить в режиме конструктора, на встроенном языке «1С» или комбинацией из других условий.
Шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы при создании процессов и выполнении задач можно выбрать текст наименования, описания и комментария из ранее созданного шаблона.
Для этого в полях Наименование, Описание и Комментарий появилась кнопка выбора (также открывается с помощью комбинации клавиш F4).
Выбор шаблона наименования процесса
В открывшемся окне можно выбрать шаблон текста из списка или создать новый шаблон. По умолчанию шаблоны текста персональные, но с помощью флажка Общий шаблон можно открыть доступ другим сотрудникам организации.
В поле Наименование карточки процесса работает автоподбор по текстам шаблонов.
Рабочее место «Задачи по проектам»
Версии: КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилось рабочее место Задачи по проектам. Окно доступно только руководителям проектов и открывается по одноименной команде в меню раздела Совместная работа.
В окне отслеживается состояние задач в разрезе проектов:
-
просроченные задачи,
-
задачи в работе,
-
распределение задач по участникам проектов.
Рабочее место «Задачи проекта»
По представленным данным руководителю проектов удобно быстро понять, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, нет ли просроченных задач, какова загрузка сотрудников и др.
Клик по ссылке Проектная задача открывает ее карточку.
Из контекстного меню дерева исполнителей можно открыть карточку и план проекта.
Команды контекстного меню списка «Задачи проекта»