ДЕЛОВЫЕ ЗАВТРАКИ
с "1С-Софт Райз"
1С:Документооборот 2.1
Новое в версии
Встроенная почта
Версии: КОРП, ДГУ.
Синхронизация отправленных писем по IMAP
В новой версии программы письма, отправленные по внешней маршрутизации, отображаются не только в папке Отправленные встроенной почты «1С:Документооборота», но и в любом другом почтовом клиенте, через который работает пользователь (MS Outlook, The Bat! и прочие).
Отправленные письма синхронизируется с другими почтовыми клиентами как при использовании легкой, так и при использовании встроенной почты «1С:Документооборота».
Как настроить
Чтобы включить синхронизацию папки Отправленные в карточке учетной записи необходимо включить настройку Сохранять копию исходящего письма в папке "Отправленные". Настройка доступна, если в информационной базе ведется получение писем по протоколу IMAP.
Если настройка включена, то при отправке письма в папке Отправленные создается копия исходящего письма. Соответственно другие пользователи могут работать с этим почтовым ящиком в другом почтовом клиенте и видеть все письма – и входящие, и исходящие.
Настройка учетной записи встроенной почты
Добавление получателей списком
Теперь команда Добавить получателей списком работает не только если указано имя с email вида «Иванов Иван ivan@mail.ru», но и если указаны только фамилия или ФИО сотрудника, например «Иванов» или «Иванов Иван Сергеевич».
Обратите внимание: поиск ведется только по пользователям информационной базы.
Если по указанной фамилии или ФИО программа найдет несколько пользователей или не найдет ни одного, вы получите уведомление с рекомендациями по дальнейшим действиям.
Отзыв писем
Теперь, если вы отправили письмо по ошибке, например, указали не того адресата, забыли прикрепить файл или уточнить какую-либо информацию, то это письмо можно отозвать.
Для этого в контекстном меню списка отправленных писем появилась команда Отозвать письмо. Также команда доступна в меню Еще – Письма карточки письма.
Команда отзыва писем
Особенности отзыва писем:
-
если письмо было отправлено по внутренней маршрутизации, то программа отзовет его у всех получателей следующим образом:
-
если внутренний получатель не успел ознакомиться с письмом, то содержимое письма будет очищено;
-
если внутренний получатель успел ознакомиться с письмом, содержимое письма не очищается, но адресат получит уведомление от автора об отзыве письма;
-
-
если письмо было отправлено по внешней маршрутизации, то содержимое письма не очищается, но адресат получает уведомление от автора об отзыве письма.
Повышение удобства форматирования HTML-писем
По результатам проведенных юзабилити-тестов редактирование HTML-писем доработано следующим образом:
-
при изменении шрифтов программа предлагает выбрать из самых часто используемых вариантов;
Выбор шрифта HTML-письма
-
новые кнопки для изменения размера шрифта
-
новая палитра для выбора цвета текста и фона
Выбор цвета текста и фона HTML-письма
-
кнопка Очистить формат устанавливает заданные по умолчанию значения шрифта и цвета текста.
Перенаправление писем
Иногда необходимо «переложить» письмо в другой почтовый ящик без отметки о пересылке. Например, если вы получили письмо по ошибке или в ваши обязанности входит перераспределение общей почты по ответственным.
В новой версии программы такие письма можно перенаправить. При этом получатель увидит исходное письмо с неизменным текстом, адресом отправителя и вложениями, без какого-либо признака пересылки.
Для перенаправления в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письма в карточке письма предусмотрена команда Перенаправить (или горячая клавиша Ctrl+E).
Команда перенаправления письма
Обратите внимание: перенаправить письмо можно только по внутренней маршрутизации.
По умолчанию перенаправление отключено. За его включение отвечает настройка Разрешить перенаправление писем (Настройка и администрирование – Настройка программы – Почта).
Настройка перенаправления писем
Пересылка писем
В новой версии программы для быстрой обработки почты добавлены следующие команды:
-
Переслать предыдущему,
-
Переслать с копией автору.
Команды пересылки писем
Команды расположены в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письмо карточки письма.
Пересылка предыдущему адресату
В новой версии программы можно быстро выбрать одного из адресатов, между которыми пересылалось письмо.
Например, руководитель получил письмо с описанием проблемы и переслал его подчиненному с просьбой разобраться. После решения вопроса подчиненный может выполнить команду Переслать предыдущему и сразу ответить отправителю исходного письма, не теряя время на пересылку руководителю или копирование адреса из истории письма.
После выполнения команды Переслать предыдущему:
-
один предыдущий адресат автоматически подставится в список получателей;
-
либо программа предложит выбрать среди нескольких адресатов предыдущего письма.
Выбор адресатов предыдущего письма
Пересылка с копией автору
В новой версии программы можно переслать письмо другому сотруднику, но с копией автору.
Например, руководитель получил письмо с просьбой обсудить какой-либо вопрос и хочет поручить это подчиненному. Теперь с помощью команды Переслать с копией автору можно в один клик:
-
переслать письмо подчиненному с поручением «Обсудить вопрос с автором письма»;
-
и известить автора письма, что его вопросом будет заниматься другой сотрудник.
Вложенные письма
В новой версии программы можно отправлять вложенные письма. Для этого предусмотрено три способа:
-
перетащить письмо в список прикрепленных файлов исходящего письма;
-
в контекстном меню списка файлов выполнить команду Добавить письмо;
-
в контекстном меню списка писем выполнить команду Переслать как вложение.
Добавление письма вложением
При получении вложенное письмо отображается в списке прикрепленных файлов, и его можно открыть для просмотра.
Вложенное письмо можно отправить внешним адресатам, работающим в других постовых клиентах. При получении вложенное письмо также отображается в списке прикрепленных файлов.
Просмотр вложенного письма
Шаблоны писем
В новой версии программы появились шаблоны писем, которые удобно использовать для однотипных рассылок или, например, согласования отпусков.
Как создать
Шаблон создается на основании писем. Для этого в списке и карточке письма в меню Еще – Письмо нужно выполнить команду Сохранить как шаблон. При этом в шаблон переносятся все реквизиты письма (закладка Письмо):
-
адресаты,
-
тема,
-
текст письма,
-
файлы,
-
проект,
-
предмет,
-
важность.
Создание шаблона на основании письма
В тексте шаблона письма можно указать и шаблон даты (день, час, минута), который автоматически заполнится в момент создания письма. Для этого на командной панели нужно выполнить команду Текст – Вставить шаблон времени.
После этого на закладке Шаблон необходимо указать реквизиты шаблона и при необходимости настроить к нему общий доступ. Шаблон письма можно сделать доступным для отдельных сотрудников, отделов, групп пользователей или всех сотрудников компании.
Создание нового шаблона письма
Как использовать
Письмо по шаблону можно создать двумя способами:
-
из списка писем – по команде Еще – Письмо – Создать по шаблону;
-
из карточки исходящего письма – по команде Еще – Письмо – Заполнить по шаблону.
Ограничение для подбора адресатов исходящего письма
Теперь в настройках встроенной почты можно установить ограничение для автоподбора адресатов в исходящем письме.
Ограничение позволит исключить лишних адресатов при автоматическом подборе, оставив только перечисленных в персональных настройках.
Как настроить
Чтобы установить ограничение необходимо:
-
Перейти в Настройка – Встроенная почта – закладка Автоподбор адресатов.
-
Установить флажок Использовать свой список для автоподбора.
-
Указать пользователей, которые должны участвовать в поиске. В список можно добавлять как отдельных пользователей, так и подразделения.
Список адресатов для автоподбора
Также в новой версии программы при автоподборе в списке адресатов можно вводить не только имя или адрес электронной почты пользователя/контрагента, но и название отдела, группы пользователей, группы корреспондентов, группы физических лиц, группы личных адресатов, группы контактов.
Оповещение о новых письмах
В новой версии программы настройки оповещений о новых письмах стали более гибкими. Теперь можно:
-
просматривать оповещения о новых письмах списком;
-
настраивать условия отображения оповещений о новых письмах (как всплывающих, так и списком).
За отображение оповещений списком отвечает настройка Показывать список оповещений (Настройка – Персональные настройки – Встроенная почта – Новые письма). Условия отображения оповещений настраиваются здесь же.
Чтобы установить условие, достаточно указать значения и исключения. Например, оповещать только о письмах из папок От руководителя и Важное.
Настройка оповещений о новых письмах
При получении почты пользователь увидит список новых писем, из которого можно открыть их карточки.
После просмотра письма оповещение скрывается из списка. Окно закрывается после того, как пользователь просмотрит все письма или нажмет кнопку Ознакомился.
Настройка оповещений о новых письмах
Групповая отправка исходящих писем
Некоторым пользователям удобно подготовить к отправке сразу несколько писем в папке Черновики, а потом отправить все эти письма вместе. Это могут быть совершенно разные письма разным адресатам.
В новой версии программы можно выделить несколько писем и выполнить команду контекстного меню Отправить.
Групповая отправка исходящих писем
«Перетаскивание» вложенных файлов из письма
В новой версии программы файл-вложение можно «перетащить» из карточки письма или списка писем в папку Microsoft Windows или любую другую программу, поддерживающую Drag&Drop.
Обратите внимание: «перетаскивание» работает только для одного файла-вложения. Несколько файлов-вложений можно перенести только в другой объект «1С:Документооборота», например, список файлов или карточку документа.
Сортировка вложенных файлов письма
Раньше файлы-вложения исходящего письма по умолчанию сортировались по алфавиту, и этот порядок нельзя было изменить.
В новой версии программы порядком вложенных файлов можно управлять. Например, разместить файлы в порядке значимости: сначала договор, потом дополнительное соглашение и акт.
По умолчанию вложения добавляются в следующем порядке:
-
каждое новое вложение помещается в конец списка;
-
при добавлении сразу нескольких вложений, они сортируются по алфавиту и помещаются в конец списка.
В контекстном меню списка вложений добавлены команды для изменения порядка вложений вручную и сортировки по имени.
Команды для управления порядком вложенных файлов
Сортировка адресатов письма
Раньше список адресатов исходящего письма автоматически сортировался по алфавиту при сохранении письма в черновики. При редактировании черновика пользователю было сложно понять, на каком адресате он остановился, заполняя список получателей.
В новой версии программы автоматическая сортировка адресатов при сохранении письма отключена. При необходимости пользователь может вручную отсортировать список с помощью команд контекстного меню списка адресатов Сортировать по имени и Сортировать по типу и имени.
Сохранение HTML-писем на диск
Раньше на диск все письма сохранялись только в текстовом формате.
Теперь можно сохранить письмо и в формате HTML. Для этого в окне сохранения письма в поле Имя файла для сохранения текста письма необходимо указать расширение HTML или выбрать тип файла в проводнике Microsoft Windows.
Сохранение письма в формате HTML
При сохранении письма в формате HTML для файла создается подкаталог files, в который помещаются картинки из тела письма.
Тип сохраняемого файла txt или HTML запоминается и используется в дальнейшем.
Подсказка к фотографии адресата
В новой версии программы в подсказке к фотографии адресата письма выводится служебный телефон и название отдела.
Данные выводятся при наведении на фото адресата в карточке письма и области просмотра списка писем.
Подсказка к фотографии адресата
Автоматическая очистка папок писем
Теперь программа может автоматически помечать на удаление письма, полученные раньше установленного срока. Например, 30 дней. Возможность полезна для таких папок, как Корзина или Спам.
Настройка автоматического удаления устанавливается в карточке каждой папки.
Настройка автоматического удаления писем
Групповая обработка писем в папке
Раньше чтобы в папке пометить все письма на удаление или как прочтенные, нужно было выделять все письма и нажимать Del или Ctrl+M.
Теперь это можно сделать в один клик: в контекстном меню папки писем появились команды Пометить все письма как прочтенные и Пометить все письма на удаление.
Команды группового управления письмами в папке
Отображение способа адресации
В новой версии программы можно увидеть способ адресации полученного вами письма: Кому, Копия или Скрытая копия.
Это важно, чтобы понять, на какие письма вам нужно обязательно ответить (Кому), а какие отправлены просто для информации (Копия или Скрытая копия).
Для отображения адресации предусмотрены следующие иконки:
-
– Кому,
-
– Копия,
-
– Скрытая копия.
Для использования возможности необходимо в списке писем и карточке исходящего письма через Еще – Настройка – Изменить форму включить видимость колонки Способ адресации.
Способ адресации в списке писем
Настройка отображения способа адресации в списке писем
Отчеты «Динамика входящих писем» и «Динамика исходящих писем»
В новой версии программы появились отчеты Динамика входящих писем и Динамика исходящих писем, отслеживающие изменение потока входящей и исходящей почты.
Отчеты помогут оценить прирост входящих или исходящих писем, отследить пиковую нагрузку в определенные периоды и многое другое.
Отчет «Динамика входящих писем»
Бизнес-событие «Получение входящего письма»
В новую версию программы добавлено бизнес-событие Получение входящего письма.
Теперь можно создать обработчик бизнес-событий и поддерживать, например, автоматизировать следующие сценарии:
При получении входящего письма автоматически создавать внутренний документ, заполнять его данными письма и запускать по документу процесс.
Настройка уведомлений
Новые способы доставки уведомлений
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилась возможность получать уведомления не только по электронной почте, но и во всплывающем окне и по SMS.
В персональных настройках уведомлений теперь можно установить подписки на получение уведомлений любым из этих способов. Для этого достаточно поставить флажки в соответствующих колонках:
-
SMS,
-
Окном,
-
По почте.
Персональная настройка уведомлений
Уведомления по SMS
Теперь можно получать SMS-уведомления о событиях в программе без использования Интернета и почтовых программ.
Например, это очень удобно для оперативного уведомления о новых задачах. Если пользователь подписан на такое уведомление, то при получении новой задачи на его мобильный телефон придет SMS-сообщение в любом месте, где доступна сотовая связь.
Примечание
Для отправки SMS потребуется заключение договора с любым поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.
Отправку уведомлений по SMS настраивает Администратор в окне Настройка уведомлений (Настройка и администрирование – Настройка программы – Общие).
Шаг 1. Настройка отправки. На закладке Отправка SMS указать данные о провайдере, логин и пароль, полученный от провайдера. По желанию ввести имя отправителя, размер сообщения, использование транслитерации и установить ограничение на количество отправленных SMS в день.
Настройка отправки уведомлений по SMS
Подробное описание настроек:
-
Провайдер – поставщик услуг отправки SMS.
-
Логин, Пароль – логин и пароль, полученный от провайдера для отправки сообщений.
-
Имя отправителя – имя, от которого выполняется рассылка SMS-сообщений. Подпись может быть длиной от 3 до 11 символов, без пробелов и кириллицы. Из дополнительных символов можно использовать только «.» «-» и «_». Имя отправителя требует согласования с провайдером.
-
Размер сообщения (символов) – максимальное количество символов в одном уведомлении.
-
Использовать транслитерацию – если настройка включена, то текст сообщения будет набран латинскими буквами. Это позволит использовать больше знаков в сообщении. Кнопка очистки автоматически устанавливает значение по умолчанию – 70 символов кириллицей и 160 латиницей. Если установить ограничения больше, то сообщения будут разбиваться на части. Оплачиваются сообщения из расчета одно сообщение – это 67 символов на кириллице или 153 символа на латинице.
-
Ограничения SMS:
-
Для пользователя (в день) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных пользователю за день (0 – неограниченно; по умолчанию – 100);
-
Для пользователя (в месяц) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных пользователю за месяц (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно);
-
Всего (в день) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за день (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно);
-
Всего (в месяц) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно).
-
Шаг 2. Настройка способов уведомления. На закладке Способы уведомления настроить соответствующие виды контактной информации пользователей и указать номера телефонов, на которые будут приходить сообщения.
Настройка способов отправки уведомлений
Шаг 3. На закладке Подписки указать, о каких событиях пользователи будут получать SMS-уведомления по умолчанию.
Настройка подписок на SMS-уведомления
Шаг 4. Назначить роль Отправка SMS тем пользователям, которым разрешено самим настраивать состав подписок по SMS в персональных настройках уведомлений. По умолчанию менять состав этих подписок может только пользователь с полными правами.
После завершения натсройки пользователи будут получать SMS-уведомления.
Список отправленных сообщений
Список всех отправленных уведомлений и статус доставки можно открыть по гиперссылке Уведомления по SMS на закладке Отправка SMS.
Карточка отправленного SMS-уведомления
Способ отправки уведомлений По SMS можно выбрать в подписках на объекты.
Уведомления всплывающим окном
В новой версии программы уведомления можно получать в одном всплывающем окне. Раньше таким способом отправлялись только программные уведомления.
В настройках уведомлений, в подписках на уведомлений по объекту, в персональных настройках уведомлений появилась колонка Окном.
Подписки на уведомления всплывающим окном
По умолчанию всплывающим окном отправляются уведомления по следующим событиям:
-
Создание задачи,
-
Перенаправление задачи,
-
Отмена выполнения задачи,
-
Назначение ответственного за документ,
-
Прерывание, остановка, продолжение бизнес-процесса,
-
Создание/изменение отсутствия мне/где я заместитель,
-
Создание записи календаря.
Такие уведомления не блокирует интерфейс и отправляются один раз. Из уведомления можно перейти к предмету: в карточку задачи, документа, отсутствия, запись календаря и др. Можно просто закрыть уведомление, не предпринимая никаких действий, повторно окно показано не будет.
Уведомление всплывающим окном
Если пришло одно уведомление, то отображается его карточка, если несколько – список уведомлений.
Список всех уведомлений можно посмотреть по команде Уведомления в меню раздела Настройка.
Администратор может выбрать этот способ отправки уведомлений по умолчанию.
Способ отправки уведомлений Окном можно выбрать в подписках на объекты.
Настройка уведомлений программы
В новой версии программы дополнительная настройка Уведомления программы превратилась в стандартную подписку на уведомления, которые можно получать по почте, всплывающим окном, по SMS.
Подписка на уведомления программы всплывающим окном